MANAJEMEN KEARSIPAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang

Arsif merupakan arsif terekam pada media tertentu dan keberadaanya lahir dari pelaksanaan fungsi instansi atau organisasi yang bersangkutan. Secara khusus arsif lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi. Hal tersebut sebagaimana disampaikan Asisten Pelayanan publik Drs, Arfan Arsyad, M.Pd mewakili Sekda prov pada pembukaan bintek arsip masuk desa Senin (14/06) bertempat di Hotel Paradise Kota Gorontalo.

Asisten Pemberdayaan Masyarakat Arfan Arsyad, dalam arahanya membacakan sambutan tertulis Sekda Prov yang pada intinya menjelaskan bahwa keberadaan arsif sebenarnya mencerminkan suatu endapan informasi pelakasanaan kegiatan administrasi/transaksi yang memerlukan pengaturan sehingga arsif merupakan informasi yang dibuat, diterima, perlu dipelihara dan simpan sebagai bukti informasi oleh suatu organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu kegiatan/urusan. Selanjutnya arsip juga memiliki fungsi sebagai penghubung antara struktur sosial dan interaksi manusia mengingat arsif menyediakan berbagai informasi. Oleh karena itu diharapkan kiranya kegiatan dan bimbingan teknis ini dapat diikuti secara seksama dan dimanfaatkan penuh dengan pemahaman dan setelah mengikuti kegiatan ini dapat menaplikasikan dilingkungan kita masing-masing.
Sebelumnya sesuai laporan yang disampaikan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsif Daerah provinsi Gorontalo Dra. Hj. Sopyati Bano,M.pd tujuan pelaksanaan bintek dimaksud untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi dilingkungan Pemerintah Kab/Kota Provinsi Gorontalo dalam rangka menjamin keselamatan dan penyelenggaraan kearsifan, memberikan ilmu pengetahuan dan ketrampilan kepada  pengelola arsip dalam mengelola dan penyelenggaraan arsip. Adapun peserta bintek arsif masuk desa Kab/Kota se Provinsi Gorontalo tahun 2010 adalah sekretaris desa dan Sekretaris Lurah utusan Kab/Kota dengan waktu pelaksanaan selama 3 hari 14 s.d 16 Junib 2010. Kegiatan ini turut dihadiri oleh Kepaloa Pusdiklat ANRI Chatarina Saptorini, SH, MS.i dan pemateri pusat sebanyak 3 orang.

B.        Rumusan Masalah

Didalam saya membuat makalah ini kendala-kendala yang saya hadapi adalah mencari referensi atau bahan dari materi pokok Manajemen Tata Persuratan yaitu Kearsipan.

       C.   Tujuan dan Manfaat

a.       Tujuan

·       Memahami isi tentang Manajemen Tata Persuratan.

·        Mengerti arti, fungsi, peranan, sistem dan tata kerja kearsipan.

·       Mengenal bagaimana tata kerjanya.

·       Mengetahui cara pengelolaannya.

b.    Manfaat

Semakin banyak wawasan dan pengetahuan maupun pengalaman tentang Manajemen Tata Persuratan.

Kita dapat mengetahui dan memahami arti dari materi pokok Kearsipan yang berkaitan dengan mata kuliah Manajemen Tata Persuratan. Didalam saya membuat makalah ini tertanam rasa ingin tahu lebih banyak tentang mata kuliah ini.

D.  Ruang Lingkup

a.       Arti, fungsi dan peranan arsip.

b.      Sistem penyimpanan arsip.

c.       Faktor-faktor sistem kearsipan.

d.      Tata kerja sistem kearsipan menurut pokok soal.

BAB II

PEMBAHASAN

A.   ARTI, FUNGSI DAN PERANAN ARSIP

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP”  berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

a.       Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:

Naskah naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b.      Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :

a.       Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.

b.      Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.

Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.

1.      Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya. Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.

2.      Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989).

3.      ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999).

4.      Sulistyo-Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).

B.    PENGELOLAAN ARSIP VITAL

 Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.

Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.

a.       Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah: Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh.

b.      Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok.

c.       Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.

Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.

 C.  PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.

Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.

Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
         Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :

1.      Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.
Ada dua metode Dispersal :

a)      Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.

b)      Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.

2.      Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.

3.      Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.

4.      Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.

Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan. Penyusutan arsip vital. Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a.       Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing.

b.      Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;

c.       Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.

Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi. Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.

a.    Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

b.    Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

c.    Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.

d.   Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

e.    Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f.     Sebagai alat pengingat.

g.    Sebagai alat penyimpanan warkat.

h.    Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.

i.      Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

j.      Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

D.   SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Gudang penyimpanan dokumen terletak di Karawang Timur lokasi yang aman, bebas banjir,tidak dikawasan industri, jauh dari pemukiman dan akses melalui jalan tol, merupakan tempat yang ideal untuk penyimpanan dokumen perusahaan anda.Terdiri dari: 7 gudang penyimpanan, 1 gudang pemusnahan, 1 gudang transit, 4 ruang fumigasi.

·         Dilengkapi dengan alat pencegah kebakaran seperti : alarm, smoke detector & head detector, extinguisher, sprinkler dan hydrant.

·         Penyimpanan dokumen menggunakan sistem racking dengan menyediakan satu self / pelanggan.

·         Peminjaman dokumen akan dijemput dan diantar ke tempat pelanggan tepat waktu dengan service yang kami berikan sesuai kebutuhan pelanggan 

Tersedia 4 service untuk peminjaman arsip :

 Normal service      :   1 hari sampai ditempat pelanggan.

Special service        :    maximal 3 jam sampai ditempat pelanggan.

Emegency service  :  peminjaman diluar jam dan hari kerja dapat dilayani dengan   konfirmasi.

Self service         :    Pelanggan dapat datang ke gudang Indoarsip dan disediakan  fasilitas ruang kerja free of charge.

·         Perawatan dokumen : Fumigasi, pest control, rodent control, dan kebersihan box arsip.

·           Box arsip mempunyai 3 ukuran box sesuai dengan kebutuhan pelanggan:
-     45 X 26,5 X 31 cm (Standard)

-          45 X 39 X 31 cm seal & lakban (Besar)

-          17 X 17 X 90 cm (Untuk gambar)

      Penyimpanan Arsip Vital

Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:

a.       Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.

b.      Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.

c.       Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.

                                                                                                                                   

E.   FAKTOR-FAKTOR SISTEM KEARSIPAN

Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.

Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.

     F.   TATA KERJA SISTEM KEARSIPAN MENURUT POKOK SOAL

Pertama, Kebutuhan Aksesibilitas. Memiliki dua hal yang perlu dipertimbangkan yaitu: Akses terhadap informasi dan bentuknya (misal arsip kertas untuk keperntingan hukum), akses atas informasinya, yaitu kepentingan atas informasi yang termuat dalam arsip, hal ini memerlukan alih media kebentuk lain agar informasinya dapat selelau di akses.

            Kedua, Lamanya Masa Simpan. Perbedanan panjang pendeknya masa simpan, diman arsip vital yang masa simpannya pendek akan memerlukan metode simpan yang berbeda dengan arsip vital yang memiliki jangka simpan panjang.
            Ketiga, Kualitas Fisik Arsip. Media arsip akan menentukan bagaimana arsip akan dilindungi. Contoh: magnetic tape atau microfilm memerlukan perlindungan yang berbeda dengan arsip konvensional (kertas).

1)      Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada:
Penataan arsip. Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.

2)      Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.

3)      Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain. Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan.

4)      Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.

BAB III

PENUTUP

A.      KESIMPULAN

            Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi.

Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan pepenyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Gunarto,Imam.1997. Sistem Filing Suatu Pendekatan Aplikatif. Jakarta: Chandra pratama.

ARMA, 1999. Arsip Vital Suatu Garis Pedoman, Terjemahan Suhardo. Yogyakarta : Kantor Arsip Daerah.

Sulistiyo Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Bartos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan Lembaga Negara Dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Askara